Anfrage zur digitalen Personalakte
21. Jan 2008

Im Personal- und Organisationsausschuss am 14. Februar 2008 fragen wir nach, ob die Verwaltung beabsichtigt, ihre Personalakten zu digitalisieren: Anfrage zur Sitzung des Ausschusses am 14. Februar 2008
hier: Digitale Personalakten


Sehr geehrter Herr Wachter,

die Fraktion von Bündnis 90<//span>/Die Grünen bittet Sie, folgende Anfrage auf die Tagesordnung der Sitzung am 14. Februar 2008 zu nehmen und durch die Verwaltung beantworten zu lassen:

Der Fachpresse ist zu entnehmen, dass die digitale Personalakte effizientere Prozesse beim Personal-Management verspricht; deshalb haben einige öffentliche Verwaltungen und Wirtschaftsunternehmen die Personalakten digitalisiert.

Durch die elektronische Archivierung aller Dokumente der Personalakten reduziert sich der manuelle Ablage-Aufwand erheblich. Darüber hinaus können die Personalmitarbeiter/Innen standortunabhängig und nach einem strengen Berechtigungskonzept auf die Personalakten zugreifen. Selbstverständlich müssen Datensicherheit und –integrität gewährleistet sein, sodass die rechtssichere Archivierung der digitale Personalakte gesichert ist.

Durch ein Visualisierungskonzept, mit dem die Personalmitarbeiter/Innen innerhalb der Akte wie gewohnt in den Dokumenten blättern können, erreichen Organisationen eine hohe Bedienerfreundlichkeit und damit eine bemerkenswerte Benutzerakzeptanz.

Darüber hinaus muss vor der Implementierung ein Konzept erstellt werden, das die Berechtigungen über Zugriffe und Bearbeitung der Akten festlegt.

Der besondere Aspekt Beamtenakte unter Berücksichtigung des Beamtenrechts kann mit einer eigenen Registerstruktur gelöst werden. Die Beamtenakte kann  aber auch an die allgemeine Struktur angepasst werden.

Vor diesem Hintergrund bitten wir um Beantwortung folgender Fragen:

  1. Sieht  die Verwaltung kurz- oder langfristig die Möglichkeit, die Personalakten (aktuell in Papierform) zu digitalisieren? Wenn ja: ab wann ist dies geplant? Wenn nein: welchem Gründe sprechen aus Sicht der Verwaltung dagegen
  2. Wie hoch wäre der Aufwand und mit welchen Kosten müsste schätzungsweise gerechnet werden?
  3. Welche Prozesse können neben der Digitalisierung der Personalakten zusätzlich optimiert werden?

Weitere Begründung erfolgt ggf. mündlich.

Mit freundlichen Grüßen


Gilbert Yimbou                                                                        Günter Karen-Jungen